Dentro de las tareas de administración, las empresas deben ser especialmente cuidadosas con la contabilidad: hacer un justo balance de ingresos y gastos resultará clave para el buen funcionamiento económico del proyecto. En este sentido, es fácil contabilizar ingresos y gastos en materias primas, transportes, etc. Pero mucha gente olvida lo importante que resulta, por ejemplo, contabilizar el material de oficina.

Estos componentes —papel, bolígrafos, blocs de notas, carpetas— están muy presentes en el día a día de las oficinas y las fábricas, pero muy pocas veces se tiene un control exhaustivo de cuánto se gasta en ello, y casi nunca se incluyen como gastos en la facturación trimestral y anual de las compañías.

Es muy recomendable que los empresarios cambien el chip y comiencen a incluir el material de oficina en la cuenta contable. Para ello, hay que empezar por el principio, determinando qué se entiende por material de oficina y repasando cómo hay que trabajar con ello a la hora de hacer los balances de la empresa.

Qué se entiende por material de oficina

No todo lo que hay en el espacio de una oficina puede ser considerado como material de trabajo desde el punto de vista contable.

En este sentido, hay que tener muy clara una regla que puede ser muy útil a la hora de relacionar material de oficina y contabilidad: se considerarán parte de esta familia de artículos aquellos objetos que se utilizan dentro de la actividad laboral y que resultan necesarios a la hora de realizar tareas administrativas.

A esto hay que sumar una característica clave para diferenciar entre material de oficina y otro tipo de objetos; serán material de oficina aquellos elementos que sean consumibles.

¿Qué quiere decir consumibles? Que se van gastando o deteriorando con su uso. Un paquete de folios, una grapadora, un bolígrafo o los clips, por ejemplo, entrarían dentro de esta clasificación tan concreta.

Quedarán fuera de este capítulo de la cuenta contable otros artículos como mobiliario de oficina, material informático o cualquier otro objeto que forme parte de la empresa. Estos tendrán que ser contabilizados en otros asientos específicamente pensados para ellos atendiendo a sus características.

La importancia de inventariar los suministros de papelería en una empresa

El tiempo ha demostrado que las empresas más exitosas son aquellas que lo tienen todo bajo control. En este sentido, saber cuánto material de papelería se compra al año, cómo se gasta, qué parte del presupuesto total se dedica a esto, etc., aporta información muy relevante para las decisiones estratégicas de la empresa.

Por ejemplo, se puede valorar que se gasta demasiado en papel y buscar a otros proveedores o bien establecer un sistema que permita que el gasto en papel se reduzca notablemente.

Pero, más allá de esto, el inventario del material de oficina permite tener una idea precisa del valor de los bienes que posee la empresa, no comprar cosas de las que ya se dispone en el almacén e incluso advertir problemas como posibles desapariciones de estos elementos o malos usos de estos por parte del personal.

Cómo se contabiliza el material de oficina

¿Cómo y dónde se contabiliza el material de oficina a nivel fiscal? Existen dos fórmulas para ello. Elegir una u otra dependerá de una decisión de la dirección o del equipo contable de la empresa, por lo que conocer sus diferencias resulta muy interesante a la hora de plantearse cómo trabajar con el material de oficina y la contabilidad.

Como gasto del ejercicio económico

A lo largo del año, las facturas de compras de folios, rotuladores u otro material de oficina pueden incluirse dentro de los gastos habituales de la empresa.

Para ello, la Hacienda Pública establece el uso del subgrupo 62. Los empresarios deberán introducir el material de oficina en esta cuenta contable específica y tratarla como cualquier otro gasto de la compañía en cuanto a liquidación de IVA.

Como existencias inventariables de la compañía

Otra fórmula de contabilizar material de oficina es a través del subgrupo 60, donde se ve este tipo de inversiones de una manera muy distinta a un único gasto dentro del ejercicio fiscal. Con este sistema, lo principal es tratar los objetos de papelería como una adquisición, inventariarlo debidamente y, al cierre del capítulo fiscal, realizar un nuevo inventario para obtener una diferencia.

¿Qué opción de contabilidad elegir?

Optar por una fórmula u otra no dependerá solamente del azar o del deseo de la dirección de la empresa o del autónomo: habrá que estudiar caso por caso para determinar en qué empresas pueden aplicarse cada uno. De manera muy genérica, esta decisión dependerá esencialmente del nivel de gasto que la adquisición del material de oficina suponga para el total de las cuentas.

Si el gasto es anecdótico y supone una parte minúscula de la actividad económica de la empresa, entonces no habrá problemas en incluirlo como gasto concreto del ejercicio.

Sin embargo, si el gasto es más importante y se lleva un control minucioso que hay que reflejar de cara a la Administración, será más interesante utilizar la segunda fórmula, donde solo el material consumido se reflejará como gasto y el resto quedará como activos de la compañía.

Estos son los principales puntos a tener en cuenta a la hora de inventariar y contabilizar el material de oficina que se usa diariamente en las empresas. Queda claro que este gasto, por pequeño y anecdótico que sea, debe ser tenido muy en cuenta, ya que siempre se puede reducir o utilizar para mejorar el balance económico anual de las compañías.